Comune di Venezia: PEC (e non solo) – parte seconda

A seguito della mia richiesta relativa al bando di gara per alloggi popolari e alla “discriminazione” della PEC, ad oggi ho ricevuto due risposte: una dal difensore civico ed una dal Dirigente del Settore Affari Generali e Supporto Organi.

Il difensore civico ha confermato la ricezione della comunicazione, rimanendo a disposizione nel caso di mancata risposta da parte dell’amministrazione mentre il dirigente del settore affari generali e supporto organi ha risposto per la parte di competenza del funzionamento della PEC.  A suo avviso non essendo prevista dal bando qualche priorità nell’assegnazione della posizione in ambito di graduatoria,  considerando quindi normale che la protocollazione avvenga non contestuale alla ricezione della PEC ma “manualmente” e (cito) “nel primo momento lavorativo utile, compatibilmente con le esigenze organizzative dell’ufficio, smistandola in tempo reale, tramite l’applicativo del protocollo informatico, all’ufficio comunale competente“.

Chiaramente il dirigente fa riferimento al bando il quale – tra l’altro – non prevedeva direttamente l’uso della PEC ma esclusivamente le versioni “snail mail” e “by hand”. Ora manca solo la risposta dell’ufficio competente alla gestione della graduatoria per capire il motivo per cui non hanno previsto questa discriminazione verso la PEC e soprattutto perché non hanno definito in sede di bando le modalità di assegnazione della posizione in graduatoria per utenti con medesimo punteggio.

Comune di Venezia: PEC (e non solo)

Per la serie: continuiamo a farci del male. Dopo le oramai arcinote vicessitudini sulla tematica della trasparenza amministrativa, oggi mi arriva una notizia che mi ha convinto non solo a scrivere all’amministrazione ma a dedicarci un piccolo articolo.

I fatti

Qualche mese fa esce un interessante bando: finalmente l’amministrazione capisce che può assegnare alloggi comunali scaricando gli interventi di restauro agli inquilini, consentendo la detrazione delle spese di restauro dall’affitto. Nel sito Web c’era tutto il necessario: modulistica, testo del bando, elenco degli appartamenti, requisiti. Unico neo: la solita mancanza della possibilità di invio tramite PEC della domanda.

Leggo altresì che “Il Bando sarà aperto a partire dal giorno 18/07/2011 fino al giorno  19/09/2011″. Da buon cittadino digitale quindi preparo il mio modulo cartaceo, lo firmo, lo scandisco e – visto che abbondare non fa mai male – aggiungo sia fotocopia del mio documento d’identità che una bella firma digitale.  Come un novello “Cenerentolo” attendo lo scoccare della mezzanotte del 18 luglio e, subito dopo, invio la mia bella PEC al protocollo del comune. Come accade sempre, dopo qualche secondo ottengo la ricevuta di consegna, precisamente alle ore 00:01:49 (+0200). Me ne vado quindi a riposare e la mattina successiva, durante il normale lavoro, ricevo una PEC dal protocollo alle ore 10.05.57 (+0200) che mi comunicava l’avvenuta protocollazione, come previsto dal sistema dell’amministrazione.

La Pec è un sistema con il quale viene fornita al mittente una documentazione elettronica, con valenza legale, che attesta l’invio e la consegna di documenti informatici. “Certificare” l’invio e la ricezione di documenti significa perciò fornire al mittente una ricevuta che è la prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e della documentazione allegata, come se si trattasse di una lettera raccomandata con ricevuta da ritorno. La Pec può essere utilizzata da chiunque (aziende, ordini professionali, cittadini) e possono essere inviati documenti firmati digitalmente in formato pdf, xml, tiff, txt. Tutte le e-mail che arriveranno all’indirizzo protocollo@pec.comune.venezia.it saranno protocollate dal personale dell’ufficio protocollo ed inviate in tempo reale agli uffici di competenza che le gestiranno e invieranno le relative risposte.

Presumo quindi che la protocollazione sia avvenuta rispettando le priorità di coda: la prima comunicazione che arriva al protocollo è la prima ad essere catalogata. Oggi invece capisco che mi sbagliavo.

I dubbi

Consultando la graduatoria provvisoria, mi accorgo che la mia domanda ha un progressivo n. 8 (otto). Ora, per quanta capacità e velocità di invio messaggi, dubito che ben sette persone prima di me abbiano inviato una PEC nell’arco di nemmeno due minuti. Il dubbio che quindi mi assale è che l’amministrazione NON dia priorità nella protocollazione generale alla ricezione dei documenti, quanto all’essere umano che fisicamente scarica, legge e protocolla i messaggi – togliendo quindi il diritto alla attestazione di consegna sancito dalla PEC.

Nella lettera che ho scritto vi sono poi altri dubbi: siamo in quaranta con lo stesso punteggio e, leggendo la documentazione si nota come i criteri di valutazione per individui con lo stesso punteggio sono stati definiti solo in data 16 maggio 2012, ossia ben dopo il termine di presentazione delle domande, e qualche giorno prima della presentazione della graduatoria provvisoria – portando quindi a pensare in una scelta di criteri per il posizionamento in graduatoria successiva all’assegnazione dei punteggi individuali. E così risulto essere ultimo di quaranta, ossia secondo i criteri dell’amministrazione o il più ricco (ne dubito fortemente) oppure il più sfigato estratto a sorte.

Le richieste

La storia che il protocollo non è allineato con la PEC, ovvero che non viene data priorità secondo l’effettiva ricezione dei documenti da parte dell’amministrazione, fa comprendere come una mancata applicazione del diritto di priorità può creare problemi (pensiamo ad un caso similare per gare d’appalto, ad esempio!). Ho quindi chiesto all’amministrazione (mettendo in copia anche il difensore civico):

  1. Motivazione della mancata protocollazione prioritaria del messaggio tramite PEC, stante la consegna alle ore 00:01:49 (quindi la ricevuta da parte dell’Amministrazione del contenuto del messaggio a tale ora) ma l’effettiva protocollazione ben oltre 10 (dieci) ore dopo;
  2. Se anche per altri procedimenti l’amministrazione comunale non rispetta le priorità di consegna, discriminando lo strumento telematico rispetto a quello cartaceo in totale contrasto con quanto previsto dalle vigenti normative in materia di digitalizzazione;
  3. Ridefinizione delle posizioni in graduatoria dei progressivi assegnati dall’ufficio competente rispettando l’effettiva ricezione delle domande;
  4. Se alla data del 16/05/2012 l’amministrazione aveva già analizzato e assegnato il punteggio (non la posizione in graduatoria) per ogni singolo procedimento;
  5. Copia del verbale della commissione del 16/05/2012.

Vedremo che succederà nei prossimi giorni. Stay tuned! Intanto però una nota: non posso usare il modulo di ricorso in quanto l’oggetto del mio ricorso non è tra quelli contemplati nel modulo ufficiale, e l’ordinanza – pure quella – non prevede la PEC. Mi chiedo quindi se sia una questione culturale o una paura atavica della tecnologia…

Aggiornamento

Chiaramente la mia lamentela è stata inviata tramite PEC:  è stata consegnata il 30 maggio 2012 alle 18:38 ma protocollata  solo il 31 maggio 2012 alle 10:56…Ben 3 ore dopo dall’apertura degli uffici…

CEC-PAC: lasciate ogni speranza o voi che l’aprite…

Chiariamo subito di cosa sto parlando. CEC-PAC è tecnicamente l’acronimo di “Comunicazione Elettronica Certificata tra Pubblica Amministrazione e Cittadino”, conosciuta anche come “PEC gratuita ai cittadini”, anche se non è una PEC vera e propria in quanto:

Con PEC si indica la Posta Elettronica Certificata “commerciale”, quella che si acquista per uso personale o aziendale e che permette di comunicare con qualsiasi indirizzo pec.
La CEC-PAC (Comunicazione Elettronica Certificata tra la Pubblica Amministrazione e il Cittadino) è una modalità di posta elettronica, gratuita per il cittadino, che però permette di comunicare esclusivamente con la pubblica amministrazione, e non può essere utilizzata per comunicazioni tra aziende o tra cittadini.

Attivazione

Come ho già indicato in un precedente articolo, non ho avuto il minimo problema ad attivarla. Una delle rotture di scatole maggiori è il doversi recare alle Poste (che per un informatico significa rivolgersi ad un servizio di snail-mail per attivare un’e-mail….), e dai dati pubblicati nel sito ufficiale si nota che il problema è causa di mancata attivazione da parte di un gran numero di richiedenti:

Numero richieste attivazione da portale: 399.230
Numero caselle PostaCertificat@ attivate: 167.311
Valori aggiornati al (19/09/2010 – 08:15)

Graficamente si comprende meglio come la situazione sia del 42% (attive) contro il 58% (richieste ma non attivate).
Richieste ed attivazioni CEC-PAC al 19 settembre 2010
Il 5 maggio 2010, accedendo la prima volta al servizio, come sempre il browser mi richiese se desideravo la password – cosa che ho prontamente fatto. A questo punto pensavo di aver risolto il problema: ero un cittadino modello, pronto a dialogare con le P.A. tramite uno strumento gratuito messo a disposizione dal Governo.

I primi problemi

Dopo alcune settimane dall’attivazione e di non utilizzo, mi ricollego al servizio per verificare se nel frattempo erano state rilasciate nuove funzionalità.
Accedo al sito postacertificata.gov.it, seleziono i miei dati ma non vengono riconosciuti. Dopo il terzo tentativo vengo informato che la mia casella è stata bloccata e che pertanto devo contattare il servizio telefonico di assistenza al portale.

Benvenuti all’inferno

Contatto il servizio assistenza che, con prontezza e gentilezza, mi informa della necessità di inviare un fax (!!!!) utilizzando un modulo (denominato “Reset password cittadino“) presente nell’area “Documenti e Manuali“.
E qui nascono i primi problemi.

Il presente modulo va compilato per la richiesta di reset password, nel caso in cui non si conoscano le risposte di sicurezza presenti sul portale. Il modulo deve essere inviato al numero fax 06-98688002, unitamente alla Copia del Modulo di Adesione firmato e timbrato presso l’ufficio postale in fase di attivazione ed alla copia del documento di identità.

Si, avete letto bene: non solo è necessario mandare il modulo con fotocopia del documento d’identità (che tra l’altro ho cambiato dall’attivazione, quindi non è più il documento indicato nei dati del modulo di registrazione), ma anche copia del modulo di adesione. Dei colleghi, che hanno avuto il medesimo problema (che ci sia stato un baco software nella gestione delle password dei primi registrati al servizio?), a tutt’oggi non hanno ancora ottenuto il reset della password, nonostante nel modulo sia indicato che “il reset della password sarà effettuato entro 5 gg dalla richiesta”.
A questo punto mi comincio a sentir male: non trovo più il modulo di adesione al servizio senza il quale non posso farmi “riconoscere” come proprietario della casella (non basta il documento e/o farmi recare nuovamente alle poste da un funzionario con potere di riconoscimento?) e quindi non posso chiedere il reset della password. Niente.
Questo non è un problema da poco in quanto nella guida al servizio non è chiaro se la casella “bloccata” è effettivamente bloccata anche in ricezione oppure solo all’accesso, ovvero se la P.A. può inviarmi comunicazioni nonostante sia informata che non posso accedere alla casella…
… penso quindi ad un “suicidio” della mia CEC-PAC, ovvero: se non posso riappropriarmene, allora tanto vale che la chiudo!
Impossibile. Si, avete letto bene: non è possibile chiudere la CEC-PAC se non si scarica un modulo. E la pagina dedicata al recesso informa quali sono i passi da fare:

Per recedere dal servizio il Cittadino, dopo aver effettuato il LOGIN sul portale, dovrà inviare il modulo di Recesso dal servizio PostaCertificat@ alla casella centroservizi@postacertificata.gov.it presente nella sezione “Documenti e Manuali” del portale.

Non potendomi loggare non posso verificare se la suddetta sezione cambia per gli utenti autenticati: comunque ad un utente non loggato la sezione documenti e manuali si presenta come segue. Vi sfido a trovare il modulo di recesso…

E per concludere, pure le condizioni di fornitura del servizio non prevedono altre forme di recesso se non la procedura on line:

Art. 7 – Recesso

7.1 L’Utente potrà recedere, in qualsiasi momento e con effetto immediato, dai Servizi Base senza alcun onere, comunicando la propria volontà di revocare detti servizi.
7.2 Il recesso potrà essere esercitato attraverso una procedura automatica disponibile nell’apposita sezione del Portale WEB e comporta la cessazione dei Servizi Base e la contestuale cancellazione dagli elenchi contenenti gli indirizzi dell’Utente. Il recesso non comporta l’immediata cancellazione di tutti i dati del cittadino ma si atterrà alle normative vigenti in termini di protezione dei dati personali, quelle specifiche relative alla posta elettronica certificata. In particolare i dati relativi alla tracciatura delle comunicazioni elettroniche verranno mantenuti secondo quanto previsto dalla normativa e potranno essere accessibili al cittadino stesso, alla PA o a terzi, secondo quanto previsto dalla legge in termini di opponibilità del registro delle operazioni eseguite.

E ora?

Ho scritto alla casella info@… indicata come mail di contatto presentando il mio problema ma nessuno ha ancora risposto dopo una decina di giorni dall’invio. Nelle condizioni contrattuali, in caso di temporanea disattivazione dell’accesso da parte dell’utente, si scopre che (fortunatamente) nel mio caso la casella risulta bloccata (comma 1 dell’art. 12):

12.1 Il Concessionario potrà sospendere temporaneamente l’erogazione dei Servizi Base , per motivazioni anche di natura tecnica, ovvero per cause di forza maggiore o impossibilità sopravvenuta, anche parziale, dandone, ove possibile, comunicazione all’Utente tramite il Portale Web.
La sospensione della casella di Postacertificat@ non comporta la cancellazione del contenuto ma solo la sospensione del servizio di consegna della posta certificata alla casella bloccata e di accesso da parte dell’utente alla stessa. Le informazioni contenute verranno invece mantenute in accordo con le prescrizioni relative al periodo di mantenimento delle stesse (30 mesi).

Che dire: forse in fase di progettazione del servizio, gli assegnatari della concessione in esclusiva del servizio dovevano valutare la possibilità di smarrimento delle credenziali (ripeto: i miei dati erano salvati nel browser quindi i dati di accesso erano corretti…) ed essendo in possesso di metodologie di contatto tradizionale (vi è obbligo dei dati di residenza e di un recapito telefonico), il servizio di assistenza potrebbe comunque curare l’invio di nuove credenziali temporanee per non causare un disservizio al cittadino ma anche all’amministrazione pubblica.
Resta comunque il nodo della potenziale chiusura dell’account, ad oggi impossibile per utenti come il sottoscritto che non possono accedere al servizio ne per fruirne, ma neppure per seppellirlo.
Ad oggi quindi sono un cittadino inibito all’uso della CEC-PAC, ossia per comunicare con le P.A. dovrò utilizzare il classico foglio di carta al protocollo, non potendo usare una normale PEC (già in mio possesso) ove l’amministrazione non abbia già abilitato una casella PEC per ricevere le comunicazioni da aziende e/o professionisti.

Posta Certificata: la mia esperienza


Alla fine mi sono deciso, ed oggi mi son recato ad uno dei tre uffici postali abilitati di Venezia Centro storico per concludere la procedura di assegnazione della mia casella di posta certificata.
In questi giorni se ne è parlato molto, chi bene, chi male, beh oggi vi racconto la mia piccola esperienza.
Il giorno dell’attivazione ero presso lo studio di un amico ed insieme abbiam tentato di attivare la casella e-mail.
Da accessibilista, visionando il sito postacertificata.gov.it, ho subito notato che il sito, purtroppo, non è conforme alla legge 4/2004 – ma su questo argomento magari farò un articolo specifico.
Procediamo comunque con la richiesta on line che richiede diversi step, dopo i quali riceviamo un bel “gateway error” e desistiamo. Ma, miracolosamente, dopo 24 ore circa riceviamo comunque una comunicazione tramite e-mail relativa al buon fine (!!!) dell’operazione con invito a recarsi agli uffici postali abilitati per terminare la pratica.
Qualche dubbio comincia quindi a sorgermi, visto che – tra l’altro – nel modulo non era presente alcuna informativa sul trattamento dati inviati e che la pagina con l’informativa sulla privacy non indica che tra i dati trattati vi sono quelli inseriti ma si limita a parlare di dati di navigazione e cookies…
Stamane comunque mi armo di buona volontà e mi reco all’ufficio postale. Accedendo vedo un bel cartello “fai da te” che informa l’utenza per la PEC è necessario utilizzare gli sportelli di spedizione pacchi. Arriva quindi il mio turno ma alla mia richiesta di PEC la dipendente fa una faccia come se le avessi chiesto chissà cosa ma poi, quando le ho sciolto l’acronimo, mi ha reindirizzato ad una collega presso uno sportello chiuso. La collega si è dimostrata subito competente, mi ha richiesto documento d’identità e codice fiscale, ha effettuato la stampa del contratto (sbagliandosi di stampante… immaginate quindi una stampa di un bel pdf corposo nelle stampanti ad aghi… 5 minuti circa…), me lo fa sottoscrivere, me ne fa copia e mi avvisa che nell’arco delle successive 24 ore la casella sarebbe stata attiva.
Mentre attendevo queste operazioni (della durata totale di circa 10 minuti), ho preso la brochure informativa dalla qualche ho appreso alcune limitazioni (che poi ho scoperto essere descritte anche nel sito della postacertificata):

Le limitazioni all’utilizzo della casella PostaCertificat@ per il cittadino sono:

  • numero massimo di invii giornalieri, non superiore a 10;
  • dimensione massima del messaggio pari a 30 MB;
  • numero massimo di destinatari del messaggio 50*

* Gli invii di messaggi con numero di destinatari superiori a 10 saranno oggetto di monitoraggio da parte del Concessionario

Altra limitazione non da poco riguarda la possibilità di dialogare solo con le P.A.

La PostaCertificat@ garantisce un canale di comunicazione chiuso ed esclusivo tra Pubblica Amministrazione e Cittadino, non sono, infatti, previste comunicazioni al di fuori di tale canale, ad esempio tra Cittadino e Cittadino.
Le caselle PostaCertificat@ attivate dalla Pubblica Amministrazione per i propri dipendenti (in qualità di Cittadini) sono del tutto equivalenti alle caselle PostaCertificat@ per il Cittadino.

Quindi, se non mi sbaglio, i singoli dipendenti non possono comunicare tra di loro tramite postacertificata, ma devono usare la casella PEC ufficiale del servizio per cui operano (ossia scrivere da PEC a PEC)?
Alcune cose già da subito sono migliorabili:

  • Inserire nella mail di conferma registrazione un riferimento ai documenti da portare con se all’ufficio postale (meglio ripeterlo, anche se sta già scritto sul sito Web);
  • Allegare alla suddettam ail e/o rendere disponibile una copia sul sito Web del contratto che il cittadino va a sottoscrivere: se un cittadino è pignolo si mette a leggere (giustamente) il contratto in coda alla posta, rallentando le operazioni;
  • Migliorare la rubrica-PA della Webmail: se cerco la parola “Venezia” mi escono solamente realtà del Friuli-Venezia-Giulia.